Manejar bien nuestro tiempo, organizar la agenda, no desperdiciar ni un minuto… Puede ser realmente agotador. Lo que hay que hacer de forma urgente y lo que es importante para ti pueden ser cosas bastante diferentes en algún punto.

Esto último se vuelve aún más relevante cuando hablamos de salud, nada parece demasiado urgente hasta que duele mucho, molesta o empieza a interferir en el trabajo. Lo peor es que, ¡se trata de nuestra propia vida!

• No, ir al gimnasio no es urgente hoy, pero será importante en tu salud a largo plazo.
• No, no morirás por estrés hoy, pero es importante que descifres cómo reducirlo, porque sí puede matarte.
• No, comer bastante sano no es urgente en este momento, pero si quieres mantener tu salud es importante que realices cambios en tu dieta.

Bueno, no queremos ponernos fatalistas. No es preocuparse, sino ocuparse: ¿Hay algo que podamos hacer al respecto? Es aquí cuando volvemos al tema del manejo del tiempo. Si tenemos 24 horas diarias, ¿cómo podemos utilizar ese tiempo de forma efectiva para que juegue a nuestro favor?

Y más importante: ¿Cómo podemos hacer que un buen manejo de nuestro tiempo nos ayude a vivir más felices y saludables, hacer lo que es importante y aún así manejar lo que es urgente? ¡Vamos allá!

1. No atiendas las cosas a medias, recupera el foco.

En una era en la cual las distracciones están a la orden del día, es estúpidamente fácil dividir perder el foco y no entregarlo todo a lo que estamos haciendo. Usualmente nos balanceamos entre mensajes, mails, to-do’s, noticias, contenido, redes sociales, compañeros de trabajo, pareja, hijos, demás familiares… Uff. Es una lista interminable. Atendemos las cosas a medias cuando…

• Empezamos a escribir un informe, pero de repente empezamos a revisar nuestro celular sin razón alguna, abrimos Twitter, Instagram…
• Empezamos una nueva rutina de ejercicios. Dos días después, leemos sobre otro “nuevo” programa de ejercicios y decidimos intentarlo. Al final no progresamos en ninguna y seguimos buscando otra rutina a la cual saltar…
• Nuestra mente divaga mientras supuestamente chequeamos el mail o hablamos por teléfono cuando deberíamos estar escribiendo algo importante.

Sin importar cómo y cuándo caes en la trampa de dividir tu atención, el resultado es siempre el mismo: nunca estás comprometido del todo en una tarea y te resulta difícil mantener tu atención en una sola cosa por un período largo de tiempo (aunque hagas pausas). Termina costándote el doble lograr realizar las tareas que te propusiste y no, no se siente bien.

Trabajar a medias o atender a medias una tarea es la razón por la cual puedes hacer más y mejor trabajo en tu último día antes de las vacaciones que en las dos semanas que tuviste para adelantarlo.

Muchos expertos o personas que han logrado sortear este obstáculo coinciden en lo siguiente: Debemos enfocarnos en una sola tarea y “eliminar” lo demás.

Escoge un solo objetivo mientras te ejercitas: “Hoy haré solamente cardio (o piernas, o abs, lo que escojas). Todo lo demás es extra”. Evitarás saltar de una máquina a otra o si te ejercitas en casa, de Yoga a una clase de baile, luego a una de pesas, y así sucesivamente.

Deja tu teléfono en otro cuarto, oficina, etc. y sumérgete en un proyecto importante. Utiliza extensiones de los navegadores que bloquean redes sociales y páginas de entretenimiento hasta que te asegures de terminar una tarea (Forest es muy recomendada).

Es comprensible que la familia, hijos, pareja, familiares, algún compañero de trabajo, etc. pueden requerir tu ayuda e interrumpir tus actividades. Sin embargo, es importante saber comunicarse y negociar un tiempo sin que te contacten a menos que sea urgente.

2. Haz lo más importante primero.

El desorden y el caos tienen el talento de multiplicarse conforme pasa el día. Al mismo tiempo, nuestro ánimo y energía se van drenando con las interacciones, imprevistos, obstáculos, etc. Por lo tanto, la capacidad de tomar buenas decisiones disminuye a lo largo del día. Esto aplica también para las rutinas de ejercicios: tendremos mejor desempeño si los movimientos más difíciles los hacemos al principio, cuando tenemos más energía.

Todo lo anterior es una buena razón para seleccionar como regla que si debemos hacer algo muy importante, de ser posible hacerlo primero en el día. Si haces lo más importante primero, nunca tendrás un día en el que no pudiste completar una tarea importante. Siguiendo esta simplísima estrategia, terminarás considerando tu día como uno productivo, incluso si las cosas no salieron de acuerdo al plan.

3. Reduce el alcance, pero apégate a la agenda.

Existe un problema básico de todos los que intentamos organizarnos: nos fijamos una meta o deadline, pero no establecemos una agenda para lograr esto. Por ejemplo, muchas personas pretenden bajar de peso al finalizar X mes, pero no planifican el “camino” hacia ese objetivo. A pesar de que muchas personas recomiendan enfocarse en la agenda y menos en el final o la meta, en el caso particular de tareas importantes a largo plazo, seguir una agenda es clave.

Cuando se trata del día a día, seguir una agenda es más fácil decirlo que realmente seguirlo. Pregúntale a cualquiera que pretende planificar rígidamente sus días o rutinas de ejercicios: eventualmente el plan fracasa. Para afrontar mejor las distracciones o eventualidades que pretenden desbaratar nuestra perfecta lista de cosas por hacer, es necesario cambiar el enfoque.

Por ejemplo: Despertaste con la intención de correr 5K al finalizar la tarde. Sin embargo, durante el día la agenda enloqueció y no pudiste empezar a la hora en la cual habías planificado, lo cual te deja solo 20 minutos para hacer ejercicios.

En este punto, tienes dos opciones:

Decides no hacer ejercicio por no tener suficiente tiempo y tomar esos 20 minutos para trabajar en otra cosa (lo que la mayoría hace).

La segunda opción es reducir el alcance, pero mantenerte dentro de la agenda: En vez de 5K corre 2K o 3K, haz otra rutina que no requiera tanto desplazamiento, pero mantente apegado a la agenda y ejercítate sin importar cuánto. Es más probable que alcances más metas a largo plazo si se vuelve un hábito el HACER las cosas, aunque sea en pequeños fragmentos de tiempo.

Termina algo HOY, aunque el alcance no sea el que habías planificado.

¿Qué otros métodos o hábitos has utilizado para llevar a cabo tus tareas y cumplir metas?